Envoice mobiilirakendus on mugav tööriist arvete ja ostuarvete esitamiseks või kuluaruannete loomiseks. Rakendusest on saadaval nii iOS kui Android versioonid.
- Mobiiliäppi sisselogimine
- Dokumentide lisamine mobiilirakendusega
- Kuluaruande koostamine
- Lähetusaruande koostamine Envoice mobiiliappiga
- Dokumentide staatused
Mobiiliäppi sisselogimine
Envoice mobiilirakenduse kasutamiseks on vajalik Envoice kasutajakonto. Kasutajakonto saad luua, kui teed Envoice keskkonda uue ettevõtte, või saad kutse liituda mõne ettevõtte keskkonnaga.
Kui sul on olemas Envoice kasutajakonto, saad mobiiliäppi sisse logida oma Envoice'i kasutajanime ja parooli abil või kasutada Google'i, Microsofti või Xero kasutajakontot.
Dokumentide lisamine mobiilirakendusega
Kviitungite või ostuarvete esitamiseks Envoice mobiilirakenduses toimi järgnevalt:
- Mine vahekaardile Kviitungid või Ostuarved. Kui sa pole veel dokumente lisatud, on ekraan tühi.
- Dokumendi lisamiseks kliki ekraani paremas alanurgas olevat rohelist "+" nuppu.
- Vali, lisatav dokumendi tüüp Kviitung või Ostuarve
- Kviitungeid saad kasutada kuluaruande loomiseks
- Ostuarve liigub otse raamatupidaja töölauale ostuarvena ja seda ei saa kasutada arunnete loomiseks
- Dokumendi tüübi valimisel avaneb kaameravaade. Mobiilirakendusel on mitu kaamerarežiimi, mis võimaldavad hõlpsalt jäädvustada erinevaid dokumente.
- Single režiim on mõeldud üheleheküljeliste dokumentide pildistamiseks.
- Multi režiimi saab kasutada mitmeleheküljeliste dokumentide jäädvustamiseks või pikemate kviitungite, mis ei mahu korraga kaadrisse, pildistamiseks.
- Seeria režiim laseb järjest pildistada kuni 10 üheleheküljelist dokumenti.
- Kaamerarežiimis olles saad klõpsata ka ekraanil olevale kaustakujutisele, et lisada kuludokumendist eelnevalt jäädvustatud pildi või mobiilseadmess salvestatud faili.
- Pärast kuludokumendi jäädvustamist saad sellele lisada täiendavat informatsiooni. NB! Dokumendi kasutamiseks kuluaruandes on kohustuslik valida makseviis ja kululiik.
- Kululiik on koht, kus saab raamatupidaja töö hõlbustamiseks valida, mis liiki kuluga on tegemist.
- Makseviis määrab, kas antud kuludokument vajad hüvitamist sulle või on see tasutud ettevõtte vahenditega. Mittehüvitatava kulu korral saab valida antud kuludokumendi tegeliku makseviisi
- Kommentaar (valikuline) on koht, kus saate dokumendi kohta lisada märkmeid, mida näeb raamatupidaja.
Kuluaruande koostamine Envoice mobiiliäpiga
- Kliki ekraani paremas allservas asuvat rohelist + nuppu.
- Vali Aruanne ja vali aruande tüüp: Kuluaruanne.
- Täida nõutud väljad nagu; kuupäev, hüvitamisviis jne ning kliki "Edasi".
- Kuludokumentide lisamiseks aruandesse kliki nuppu "+ Lisa kulu". Saad valida järgmiste võimaluste vahel:
- Uus kviitung- see valik võimaldab teil pildistada uue kviitungi ja lisada selle aruandesse.
- Olemasolev kviitung - selle valiku abil saad valida kviitungi, mis on juba eelnevalt mobiiliäppiga pildistatud.
- Sõit - selle valiku abil saab lisada aruandele isikliku sõiduki hüitise
Aruande esitamiseks kliki ekraani ülaosas nuppu Esita.
Lähetusaruande koostamine Envoice mobiiliäpiga
- Kliki ekraani paremas allservas asuvat rohelist + nuppu.
- Vali Aruanne ja vali aruande tüüp: Lähetusaruanne.
- Täida nõutud väljad nagu; Lähetuse alguse- ja lõpu aeg, sihtkoht jne ning kliki "Edasi".
- Kuludokumentide lisamiseks aruandesse kliki nuppu "+ Lisa kulu". Saad valida järgmiste võimaluste vahel:
- Uus kviitung- see valik võimaldab teil pildistada uue kviitungi ja lisada selle aruandesse.
- Olemasolev kviitung - selle valiku abil saad valida kviitungi, mis on juba eelnevalt mobiiliäppiga pildistatud.
- Sõit - selle valiku abil saab lisada aruandele isikliku sõiduki hüitise
- Päevaraha - võimaldab valida lähetuse päevaraha eelseadistatud valikute hulgast.
Aruande esitamiseks kliki ekraani ülaosas nuppu Esita.
Mobiilirakenduses kasutatavad dokumentide staatused
Kviitungite staatused:
Vahekaardil Avatud näed kõiki kviitungeid, mis pole esitatud ega lisatud ühtegi kuluaruandesse. Avatud kulud võivad olla kas Esitamata või Kategoriseerimata.
- Esitamata tähendab, et selle kviitungi saab lisada kuluaruandele.
- Kategoriseerimata näitab, et kviitungile ei ole märgitud kululiiki või makseviisi. Ka selle kviitungi saab lisada kuluaruandesse, kuid enne aruande esitamist tuleb kviitungile märkida kululiik ja makseviis.
Arhiveeritud vahekaardil näed kõiki kulusid, mis on lisatud kuluaruandele. Arhiveeritud kulud võivad olla kas Esitatud või Kinnitatud.
- Esitatud tähendab, et see kulu on lisatud kuluaruandesse ja esitatud koos kuluaruandega.
- Kinnitatud tähendab, et kuluaruanne on raamatupidaja poolt üle vaadataud ja kinnitatud (kui kasutatakse kinnitusringi).
Aruande staatused
Aruanded võivad olla Avatud või Arhiveeritud.
- Avatud vahekaardil näete kõiki aruandeid, mis on veel Esitamata (ja mida saab muuta) ja Esitatud, kuid pole veel teie raamatupidaja või juhi poolt üle vaadatud (kui kasutatakse kinnitusringi).
- Arhiveeritud vahekaardil on kõik teie esitatud ja heaks kiidetud aruanded (kinnitatud)
Ostuarvete statused
Envoice'i mobiilirakendusega pildistatud ostuarved saavad olla kas Avatud või Arhiveeritud.
- Avatud arve tähendab, et see on esitatud ettevõttele, kuid seda pole veel raamatupidaja poolt töödeldud.
- Arhiveeritud ostuarve võib olla kas kinnitamisel või kinnitatud. Kinnitamisel tähendab, et esitatud ostuarve on veel raamatupidaja või juhi poolt üle vaatamisel. Kui arve on kinnitatud, tähendab see, et see on raamatupidaja poolt töödeldud ja juhtide poolt heaks kiidetud (kui kasutatakse kinnitusringi).