Müügiarvete edastamine e-arvetena on oma olemuselt töökindlam viis kui saata neid e-postiga, aga seetõttu on e-arved ka oluliselt nõudlikumad arvel sisaluvate andmete suhtes. Kui e-postiga saadetava PDF arve kohalejõudmiseks on oluline, et arve saaja e-posti aadress on õige, siis e-arvete puhul peavad nõuetekohaselt olema täidetud mitmed erinevad väljad. Üldjuhul kontrollib andmete vastavust nõuetele (Eesti e-arve standard) majandustarkvara, kus arve koostatakse. Kui aga raamatupidamistarkvarast saabub Envoice'i mittekorrektne arve, ei saa Envoice seda e-arvete operaatorvõrku (ostjale) edastada.
Kõik müügiarved, mis on Envoice'i kaudu välja saadetud, vaatamata sellele, kas need on koostatud sinu majandustarkvaras, Envoice's või mõnes kolmandas tarkvaras, arhiveeritakse Envoice'i keskkonnas.
Kui ostja ei ole sinu poolt saadetud arvet kätte saanud, siis saad alljärgneva juhendi abil kontrollida, kas arve on Envoice'st välja saadetud.
Veendu, kas arve on sinu majandusstarkvarast Envoice'i jõudnud
- Logi sisse oma Envoice'i
- Mine menüüs Müügiarved
- Kui müüigarvete loetelus on arve nähtav, vajuta arvel "Vaata". Arve kohal kuvatakse arve staatus - kellele, mil viisil ja millal arve on saadetud. Kui arve edastamisel on ilmnenud tõrge siis on ka see seal nähtav.
- Kui Envoice keskkonnas on arvele märgitud "Arve saadetud e-arvena", siis tähendab see seda, et ostja e-arvete operaator on Envoice'le kinnitanud arve kättesaamist. Kuigi tavapäraselt kuvab arve saaja operaator vastuvõetud arvet ostjale koheselt, võib tehniliste tõrgete või süsteemide eripärade tõttu kuluda selleks minuteid aga ka mitmeid tunde.
- Kui arve ei ole nähtav menüüs Müügiarved ja vajuta nuppu Import. Selles menüüs on näha majandustarkvarast sünkroniseeritud (ja ka failiga imporditud) müügiarved. Kui arvete importimisel on tekkinud viga, on vead selles aknas nähtavad.
- Kui menüüs Import ei ole kirjeid, mis viitaks andmete liiklusele majandustarkvaraga, ei ole arved majandustarkvarast Envoice'i jõudnud. Palun kontrolli oma majandustarkvara seadistusi.
E-arve edastamisvigade enamlevinud põhjused
- Arve saatja IBAN vigane - Palun veendu, et sinu majandustarkvaras oleks sinu ettevõtte arveldusarve/IBAN seadistustes ainult standardne IBAN formaadis arveldusarve number. Selles väljas ei tohi olla muud infot, nagu panga nimi vms.
- Ostja registrikood puudu või vale - e-arvete võimekuse kontrollimiseks ja adresseerimiseks kasutatakse ettevõtte (ostja) registrikoodi. Korrektse registrikoodi puudumisel, ei ole võimalik e-arveid saata. Palun muuda kliendi registrikoodi oma majandustarkvaras.