Envoice kasutajale rolli määramine aitab seadistada, millistele dokumentidele kasutaja juurdepääsu omab ja miiliseid toiminguid teha saab.
Igale kasutajale saab omistada ühe või mitu rolli vastavalt kasutaja vajadustele.
Tähelepanu:
Kasutaja, kes lõi ettevõtte konto saab automaatselt Administraatori õigused. Ettevõtte kontol võib olla piiramatu arv administraatori õigustaga kasutajaid. Vajadusel saavad teised Administraatori õigustes kasutajad eemaldad esialgselt administraatorilt antud rolli.Administraator
See on kõige suuremate õigustega roll ja võimaldab muuta kõiki Ettevõtte ettevõtte konto, raamatupidamise ja kasutajatega seotud seadistusi. Sh. lisada uusi kasutajaid.
Ainult Administraator saab muuta ettevõtte Envoice tellimust ja ühendada ettevõtte konto Tasumiskontoga.
Kinnitusringis saab Administraator määrata arvele kinnitajaid, suunata arveid kinnitusringile ja määrata asendajaid. Administraatoril puudub vaikimisi arvete kinnitamis- ja kooskõlastamisõigus – see tuleb täiendava rollina lisada.
Administraator näeb kõiki ettevõtte dokumente ja saab teostada kõiki raamatupidamise toiminguid.
Raamatupidaja
Raamatupidaja roll võimaldab sisestada ostuarveid ja lisada dokumentidele konteeringuid. Raamatupidaja saab saata dokumente kinnitusringile.
Raamatupidajal on õigus näha kõiki ettevõtte dokumente.
Raamatupidaja saab luua ning muuta ettevõtte raamatupidamisega seotud seadistusi (sh. konteerimismallid, kinnitusringi mallid jne) Raamatupidajal on võimalus näha ja muuta tarnijate ja klientide andmeid (menüü Kontaktid).
Erinevalt administraatorist ei saa raamatupidaja seadistada ettevõtte kontol liidestust majandustarkvaraga, ei oma juurdepääsu kasutajatega seotud seadetele, ning ei saa muuta ettevõtte tellimust.
Kinnitaja
See roll võimaldab kinnitada kasutajale kinnitamiseks saadetud dokumente (ostuarved, kulu- ja lähetusaruanded) ning näha ainult endaga seotud (enda koostatud või kinnitatud) dokumente Envoice keskkonnas. Kinnitajaid võib ühel dokumendil olla mitu.
Kinnitajale saab anda täiendava õigusena konteerimisõiguse, mis võimaldab lisada kinnitatavatele arvetele ja kuludokumentidele konteeringuid ning dimensioone (projektid, objektid vms)
Kooskõlastaja
Roll võimaldab osaleda kinnitusringides, kuid mitte viimase lõpliku kinnitajana.
Kooskõlastajale saab anda täiendava õigusena konteerimisõiguse, mis võimaldab lisada arvetele ja kuludokumentidele konteeringuid ja dimensioone (projektid, objektid vms)
Müügimees
Müügimehe roll on jagatud kaheks alamrolliks. Limiteeritud ja Standard
Limiteeritud Müügimehe roll võimaldab ainult koostada müügiarveid ning näha enda poolt koostatud müügiarveid. Lisaks saab luua uusi kliente ja muuta olemasolevate klientide andmeid. Limiteeritud roll ei võimalda lisada uusi artikleid ega tekitada müügiarve reegleid (käibemaksureeglid).
Standard Müügimehe roll võimaldab lisaks Limiteerid rolli õigustele:
- Lisada uusi ja muuta artikleid
- Tühistada arve kinnitust
- Näha kõiki ettevõtte müügiarveid
- Muuta arve koostamisel arve numbrit ja viitenumbrit
Kumbki müügimehe roll ei võimalda edastada koostatud müügiarveid raamatupidamistarkvarasse ega luua uusi käibemaksureegleid.
Audiitor
Roll antakse vaatleja staatuses isikutele, kellel on vajadus näha kõiki ettevõtte dokumente ja kes saavad koostada arvete baasil aruandeid, kuid ei saa mitte ühtegi dokumenti muuta.
Selleks, et audiitoril oleks lihtsam soovitud dokumente leida ning andmeid eksportida, on Administraatoril Ostuarvete menüüs avatud vaated “Kinnitamisel” ja “Eksport”. Aruanded menüüs on Audiitoril vaated “Kinnitamisel” ja “Arhiiv”.
Töötaja
Antud roll võimaldab koostada ja esitada kulu- ja lähetusaruandeid. Sh. kasutada mobiilirakendust kviitungite/arvete pildistamises ja edastamiseks.
Maksehaldur
Võimaldab teha kõiki maksetega seotud toiminguid alates pangaväljavõtte üleslaadimisest kuni arvete makstuks märkimiseni. Selle rolliga kaasneb sarnaselt Audiitor rolliga õigus näha kõiki ettevõtte kontol olevaid dokumente. Lisaks on antud rollil hallata ettevõtte pangakontosid ning ühendada neid mõne panga liidesega.