Enoice's koostatud kulu- ja läehtusaruanded vajavad enne raamatupidamistarkvarasse edastamist Raamatupidemise ülevaatust. Raamatupidamise ülevaatus on tegevus, mida saab teha ainult Envoice veebikeskkonnas ja aruannetele, mis on töötajate poolt esitatud.
Kinnitusringile liiguvad aruanded alles peale Raamatupidamise ülevaatust.
Kulu ja lähetusaruannete töövoog Envoices:
- Aruande loomine (Aruanne on staatuses Mustand)
- Aruande esitamine (Aruanne on staatuses Esiatatud)
- Raamatupidamise ülevaatus
- Kinnitusring
- Aruande edastamine majandustarkvarasse
Aruannete raamatupidamise ülevaatus
Töötajate poolt esitatud ja ülevaatust vajavad aruanded leiab menüüst Aruanded > Töölaud > Vajab ülevaatamist.
Menüüst Aruanded > Töölaud > Esitamata on aruanded, mis on töötajate poolt loodud, kuid ei ole veel esitatud.
- Ava aruanne menüüst Aruanded > Töölaud > Vajab ülevaatamist. Dokument avatakse aruande koondvaates. Plokis "Kuludokumendid" on loetelu aruandele lisatud kuludest. Veerus kokku on kuvatud kuludokumendi summa. Veerus Maksmisele on kuvatud summa, mis kuulub hüvitamisele aruandvale isikule.
- Kliki nupul "Digiteeri", kui ettevõtte tellimuses on ainult SmartExtract digimisteenus. Kui tellitud on lisateenus ExactExtract digiteeritakse kuludokumendid Envoice operaatorite poolt.
- Kuluaruande dokumentide digiteerimine (SmartExtract robotdigimise tulemuste valideerimine ja korrigeerimine) toimub sarnaselt ostuarvete digimisele.
- Kliki "Konteeri". Aruande kuludokumendid kuvatakse ükshaaval ja ülevaatuse teostaja ülesanne on veenduda:
- Kulu põjendatuses
- Raamatupidamise kande korrektsuses
- Digiteeritud andmete korrektsuses
- Kui ettevõttes on seadistatud Kululiigid lisatakse igale kuludokumendile konteering automaatselt vastavalt kasutaja poolt valitud kululiigile ja käsitsi konteerimine ei ole vajalik. Konteeringut on võimalik muuta, klikkides nupul "Konteeri".
- Kui kuvatavad andmed on korrektsed, kliki "Kinnita". Automaatselt kuvatakse järgmine aruandel olev kuludokument.
- Kui ettevõttes on kasutusel Kinnitusring, liigub aruanne automaatselt kinnitusringile peale viimase aruandel oleva kulu kinnitamist.
- Kui ettevõttes ei ole kasutusel Kinnitusringi, edastatkse peale viimase kuludokumendi kinnitamist aruanne majandustarkvarasse (juhul, kui on lubatud automaatne edastamine) või kuvatakse nupp Edasta (kui ei ole lubatud automaatne edastamine)
Aruande tagastamine esitajale ja Esitamise tühistamine
Kui töötaja poolt esitatud aruanne ei vasta ettevõttes kokkulepitud reeglitele või on sellel muid puudusi, on võimalik esitatud aruanded esitajale tagastada raamatupidamise ülevaatuse ajal. Kinnitatud aruannet on võimalik aruande esitajale tagastada ainult peale raamatupidamise ülevaatuse tühistamist.
Aruande tagastamiseks töötajale kliki "Saada tagasi esitajale".
Aruande tagastamisel liigub aruanne tagasi töötaja aruannete menüüsse Aruanded > Minu aruanded staatuses Mustand ja kasutajal on võimalik peale aruande korrigeerimist see uuesti esitada.
Ka kasutaja ise saab juba esitatud aruande esitamise tühistada. Selle ks peab kasutaja klikkima "Tühista esitamine"
Raamatupidamise ülevaatuse tühistamine
Raamatupidamise ülevaatus kinnitatakse lõplikult siis kui kinnitatakse konteering viimasel aruande kulul. Juhul kui peale lõplikku raamatupidamise ülevaatuse kinnitamist on vaja veel mõne kulu konteeringut muuta peab raamatupidamise ülevaatuse tühistama. Raamatupidamise ülevaatuse tühistamiseks klõpsa nupul "Tühista raamatupidamise ülevaatus"
Juhul, kui aruanne on läbinud kinnitusringi (või kinnitusring on alanud), peab dokumentide muutmiseks enne raamatupidamise ülevaatuse tühistamist, tühistama ka kinnitusringi.