Envoice kinnitusringi funktsionaalsus võimaldab saata ettevõtte ostuarved, töötajate kulu- ja lähetusaruandeid (sh lähetustaotluseid) teistele Envoice kasutajatele kontrollimiseks ja kooskõlastamiseks.
Lisaks saavad kinnitusringis osalejad lisada kuludokumendile muud kulu või raamatupidamisega seotud infot (näiteks kulu kategooria, projekt, konto) ning vajadusel ka dokumenti kommenteerida.
Kinnitusringe saab alustada käsitsi, valides kuludokumendile vajalikud kinnitajad või käivituvad need automaatselt, kui on loodud vastav kinnitusringi mall.
Märkus: Kinnitusring on saadaval ainult Envoice’i paketis Business.
Kinnitusringi kasutusele võtmiseks:
Vaata üle vajalikud seadistused, et kinnitusringide funktsioon oleks Sinu ettevõttel saadaval:
Kontrolli või muuda tellimust:
- Vajuta Seadistuste menüüst Tellimus
- Jaotuses Tellimuse kokkuvõte saad näha antud ettevõtte aktiivset tellimust.
- Veendu selles, et aktiivne tellimus oleks Business paketi peal.
- Tellimuse muutmiseks vali Muuda tellimust ja seejärel vali pakett Business.
Kontrolli ja muuda kasutajaõiguseid
Kinnitusringis osalemiseks tuleb vastavatele kasutajale määrata kooskõlastaja või kinnitaja roll. Kooskõlastaja rolliga kasutaja saab kinnitusringis osaleda, ent ta ei saa olla lõplik kinnitaja. See-eest saab kinnitaja õigustega kasutaja osaleda kõikides kinnitusringi etappides. sh olla lõplikuks kinnitajaks. Pärast viimase kinnitaja kinnitust, loetakse dokument lõplikult kinnitatuks ja edastatakse automaatselt raamatupidamistarkvarasse.
- Vajuta Seadistused ja seejärel Kasutajad.
- Vajuta kasutaja nimel. Avaneb profiilileht.
- Vali Kooskõlastaja või Kinnitaja roll.
- Vajuta Salvesta.
Konteerimise õigused
Envoice's saab kinnitusringis osalevatele kasutajatele anda õiguse ka dokumente konteerida ja kulusid jaotada (valida osakonda, projekti, objeki vms). Selleks, tuleb kasutajale anda täiendavaid õiguseid.
- Vajuta Seadistused ja seejärel Kasutajad.
- Vajuta kasutaja nimele. Avaneb profiilileht.
- Kontrolli, kas Kinnita ja Konteeri on valitud.
- Vajuta Salvesta.
Malli seadistamine
Kui oled kõike eelnevad seadistused üle vaadanud, siis saad hakata malli looma:
- Mine Envoice Seadetesse, seejärel vali Ost
- Vali Kinnitusringi mallid
- Klikka "Lisa uus"
- Vali kas mall on tarnijapõhine või üldine
- Kui valid tarnijapõhise, siis kõikidele arvetele sellelt tarnijalt rakendub antud mall.
- Täida soovi korral valikulised väljad
- Vali, kas mall rakendub automaatselt
- Vali, kas mall rakendab automaatse kinnitamise
Detailsem juhend automaatsete kinnitusringi mallide seadistamiseks leiad siit.