Envoice pakub mitut võimalusi e-kirjaga saabunud ostuarvete käsitlemiseks. Võid valida, et Envoice käitleks igat e-kirjas olevat manust eraldi ostuarvena või konsolideerida kõik manused üheks ostuarveks. Viimase võimaluse korral käsitletakse kõiki lisamanuseid (nagu saatelehed või lepingud) selle ostuarve manustena.
1.Arvete käsitsi edastamine
Kui tahad kontrollida e-postiga saabuvate arved üle enne kui need Envoice'i jõuavad võid oma arved edastada käsitsi.
Kui meilivormingud on valed või postkasti sätted ei ühti arvete edastamise viisiga, saadame eraldi e-kiri, mis teavitab toetamata faili tagasilükkamisest.
Raamatupidaja e-posti saab muuta:
- Menüüsse Seaded ja valige Üldine
- Muutke raamatupidaja e-posti aadressi
- Salvesta
2. Teavita tarnijaid oma Envoice ostuarvete e-postist
Arvete postkasti seaded leiad:
- Minge menüüsse Seaded ja valige Üldine.
- Leidke valik ja salvestage seade vastavalt oma eelistustele:
- Vali Iga fail on üks ostuarve, kui soovid, et kõikidest e-kirjas olevatest dokumentidest luuakse eraldiseisev ostuarve
- Vali E-kiri on üks ostuarve ja seotud manused, kui e-kirjaga saabub üks ostuarve ja kõik kirja manusteks olevad lisadokumendid lisatakse selle arve manusteks
Juhul, kui oled valinud ostuarvete postkasti voo seadistuseks "E-kiri on üks ostuarve ja seotud manused" ning sinu ostuarvete postkasti saadetakse e-kiri, mis sisaldab mitut manust, on sul võimalik muuta kõik (või osad neist) manused eraldiseisvateks ostuarveteks.
E-kirja manuste eraldamine eraldiseisvaks ostuarveks
Juhul, kui oled valinud ostuarvete postkasti voo seadistuseks "E-kiri on üks ostuarve ja seotud manused" ning sinu ostuarvete postkasti saadetakse e-kiri, mis sisaldab mitut manust, on sul võimalik muuta kõik (või osad neist) manused eraldiseisvateks ostuarveteks.
Mitme manusega kirjad kuvatakse sulle Ostuarvete töölaual sektsioonis Mustandid. Selle avamisel kuvatakse kõiki kirjas olnud manuseid.
Klikkides nupul Eralda muudetakse antud dokument eraldiseisvaks ostuarveks.
3. Arvete automaatne edastamine
Kui ettevõttel juba on kasutuses e-posti aadress ostuarvete vastuvõtmiseks (näiteks arved@firmanimi.ee) ja sa oled kindel, et enamik sinna saabuvaid dokumente vastab tingimustele, võid luua oma e-posti kontole automaatse suunamise reegli. Sellisel juhul suunatakse kõik sinu ettevõtte arvete e-posti aadressile saadetud kirjad otse edasi sinu Envoice'i kontole ostuarvete töölauale.
Loe siit, kuidas oma ostuarvete e-post seadistada.
Peamised nõuded e-postiga saatmisel:
Faili formaat peab olema PDF või JPG.
Soovitatav faili suurus on alla 500 kB.
Dokument peab olema kirjas manusena, mitte kirjasisese pildina ega HTML-vormingus dokumendina.