Paljudes ettevõtetes tuleb ostud ja kulud ametlikult kooskõlastada, enne kui nende eest tarnijale tasutakse või töötajale hüvitatakse. Ettevõtted loovad kindlaid kinnitusprotsesse ja -töövooge, mille kohaselt tuleb aja kokkuhoiuks ja standardiseerimise tagamiseks kulud kinnitada (või tagasi lükata) kindlal viisil.
Envoice’i kinnitusringi kasutamine aitab standardiseerida ning tagada ettevõtte ostuarvete kinnitamise usaldusväärsuse ja hoida kokku kooskõlastamisele kuluvat aega.
Envoice’is saab kasutada manuaalseid kinnitusringe, mille käigus arvetega tegelev raamatupidaja valib iga ostu- või kuludokumendi puhul kinnitajad või kasutada automaatselt rakenduvaid kinnitusringe, kus kooskõlastajad on eelmääratud. Näiteks kindlate tarnijate korral.
Automaatsed teavitused ja meeldetuletused: selleks, et ostudokumendi kinnitamist kiirendada saadab Envoice kinnitusringi määratud osalejatele sellekohase teavituse. Kui kasutaja teatud aja jooksul ei reageeri, saadetakse süsteemi poolt ka automaatselt meeldetuletused.
Vastavalt kasutajatele antud õigustele on neil lisaks kinnitamisele võimalus märkida kinnitatavale dokumendile kulukoht (projekt, objekt vms) vastavalt ettevõttes eelseadistatud valikutele.
Logi/ajalugu: Igast kuludokumendist tekib kinnitusringi kasutamisel logi, millest on võimalik tuvastada, kes, millal midagi kinnitas, lisas või muutis.