Envoice eesmärk on vähendada raamatupidamise töökoormust. Parim viis raamatupidamise töökoormuse vähendadamiseks on automatiseerida ostudokumentidega seotud rutiinsed tegevused. Kuna tegemist on suures ulatuses ühetaoliste tegevustega (andmete sisestamine), mis korduvad kuust-kuusse, on tänapäevane infotehnoloogia võimeline need tegevused edukalt oma õlgadele võtma. Ostuarvete töötlemisega seotud tegevuste usaldamine arvutustehnikale aitab vähendada ka dokumentide kadumisega ja pettustega seotud riske ning aitab hoida paremaid suhteid tarnijatega.
Envoice aitab automatiseerida järgmiseid ostuarvete tööprotsese
- Dokumentide haldamine, andesisestus ja kontroll -Ära kuluta raamatupidamise aega dokumentide kokku kogumisele, nende otsimisele, arhiveerimisele ja andmete sisestamisele. Isegi, kui su raamatupidamistarkvara võimaldab ostuarve sisestamisel võtta aluseks eelmise kuu arve, on see tegevus käsitöö ja potentsiaalsete riskide allikas. Kas sinu raamatupidamistarkvara tunneb ära, kui tegemist on arve duplikaadiga või uue tarnijaga? Envoice tunneb. Loe lähemalt, kuidas Envoice aitab automatiseerida ostuarvete käsitlemist
- Arvete konteerimine ja kulude jaotamine - Suurem osa arvetest on regulaarsed arved, mille konteerimine või kulude jaotamine toimub alati ühetaoliselt . Milleks teha seda käsitsi, kui Envoice suudab ära tunda, kellelt on arve, mis on arvel ja oskab kasutaja käitumismustritelt õppida? Loe lähemalt, kuidas SmartRecord aitab vähendada konteerimise ja kulude jaotamisega seotud tegevusi
- Koostöö ja kinnitusring - Mõnes firmas on ostuarvete käsitlemisse kaasatud ka mitmed kolleegid, näiteks projektijuhid, kes peavad märku andma, millise projektiga on tegemist. Teises ettevõttes on töökorraldus, milles juht kooskõlastab ostud. Sellise koostöö jaoks ei ole e-mail kõige mõistlikum tööriist. Kaasaegsed süsteemid võimaldavad kiiremaid, veakindlamaid ja automatiseeritavamaid lahendusi. Loe lähemalt, kuidas Envoice suudab automatiseerida ostuarvetega seotud meeskonnatööd.