Andmete tuvastamine (digiteerimine) ostudokumentidelt võimaldab hallata, menetleda ja arhiveerida ettevõtte ostudokumente elektroonsel kujul.
Elektroonne menetlemine loob võimaluse nii andmesisestusest loobumiseks, kui ka raamatupidamise automatiseerimiseks, tööprotsesside läbipaistvuse parandamiseks, pettuste ja riskide vältimiseks ning kulutuste kontrollimise võimaluste loomiseks.
Envoice digiteerimisele on võimalik saata ostudokumente järgmistel viisidel:
- e-postiga Envoice'i poolt loodud ostuarvete postkasti aadressile
- arvutist Envoice'i keskkonda üles laadida
- Envoice mobiilirakendusega pildistada
- Envoicega ühendatud Dropbox'i või OneDrive'i kontole dokumente üles laadides
Envoice digiteerimisteenused:
| SmartExtraxt |
|
|
ExactExtract |
|
Tuvastatavad andmed
Tarnija andmed
| Ettevõtte/organisatsiooni nimi |
Tarnija nimi normaliseeritud kujul - Firmanimi OÜ (AS, ...) |
| Ettevõtte Aadress | |
| Ettevõtte riik | |
| Registreerimisnumber | |
| KM kohustlase number |
Rahvusvaheliste tarnijate puhul ka VAT Number, GST Number, TIN, jne |
| Makse saaja |
Esitatakse, kui erineb Tarnija nimest |
| Ettevõtte arveldusaadress |
Kui ei ole seadistatud pangaeelistusi, tuvastatakse loetelust esimese panga andmed |
| BIC/SWIFT |
Tuvastatavad arve andmed
| Arve tüüp |
Deebet- või kreeditarve |
| Arve number |
Kui dokumendil arve nr puudub, proovitakse leida tellimuse number, reserveeringu number või arve kuupäev . |
| Arve kuupäev |
Kui dokumendil puuduvad kuupäeva andmed, esitatakse arve saabumise kuupäev |
| Maksetähtaeg |
Kui maksetätaeg puudub, esitatakse arve kuupäev |
| Viitenumber |
Digiteeritakse ainult Eestis kasutusel olev makse viitenumber. |
| Kirjeldus |
Esimese arverea kirjelduseks märgitakse "kaup/teenus" |
| Arveread |
Valikuline lisateenus. Loe rohkem |
| Arve netosumma |
Esitatud käibemaksumäärade kaupa |
|
Käibemaksumäär ja käibemaksusumma (GST, VAT, TVA, jne.) |
Käibemaksusumma esitatakse käibemaksumäärade kaupa Envoice verifitseerib digiteeritud käibemaksusummad. Kui arvel esitatud arveridade käibemaksude summa ei vasta arve käibemaksu summale, lisab Envoice arvele ümardusrea. |
| Arve summa |
Envoice verifitseerib arve summad ja võib seetõttu esitada arve summa teistest digimislahendustest erineval moel. Kui arvel kajastatud ilma käibemaksuta kogusumma ja käibemaksusummade liidetis ei vasta arvel esitatud kogusummale lisab Envoice digiteeritud arveandmetele ümardusrea. |
| Arve valuuta |
Kui arvel ei ole esitatud arve rahaühikut märgitakse valuutaks kas tarnija riigi ametlik rahaühik või selle puudumisel Envoice kliendi riigi ametlik rahaühik. |
Arveridade digiteerimine
Arveridade digiteerimine on lisateenus, mida saab kasutada ainult juhul, kui ettevõtte tellimuses on valitud digimisteenus ExactExtract
Arveridade digimist saab kasutada ainult tarnijapõhiselt, ehk igal tarnijal, kelle arveid soovitakse saada arveridade kaupa, peab lubama selle võimaluse Envoices antud Tarnija kontaktikaardil.
Arveridadelt digiteeritavad andmed sõltuvad kasutaja eelistustest, kas ettevõtte kontol kasutatakse Artiklipõhist vaadet või mitte. Artiklivaade on võimalik seadistada ettevõtte üldiseks vaateks või lubada ainult teatud tarnijate arvetel.
- Arverea kirjeldus
- Kogus*
- Ühiku hind *
- Ühik **
- Kogus
- Arverea netosumma
- KM määr
- Arverea summa
* Kubatakse ainult juhul, kui on lubatud artiklivaade
** Ainult artiklivaates. Ühikuna kasutatakse ainult ettevõtte kontol seadistatud ühikuid.
Loe lähemalt, kuidas aktiveerida arveridade digiteerimine