Andmete tuvastamine (digiteerimine) ostudokumentidelt võimaldab hallata, menetleda ja arhiveerida ettevõtte ostudokumente digitaalsel kujul. Digitaalne andmete töötlemine annab võimaluse raamatupidamise automatiseerimiseks, tööprotsesside läbipaistvuse parandamiseks, pettuste ja riskide vältimiseks ning loob võimaluse kulutusi kontrollida.
Envoice digiteerimisele on võimalik saada ostudokumente järgmistel viisidel:
E-postiga Envoice'i poolt loodud ostuarvete postkasti aadressile
Arvutist Envoice'i keskkonda üles laadida
Envoice mobiilirakendusega pildistada
Envoicega ühendatud Dropbox'i või OneDrive'i kontole dokumente üles laadides
Envoice digiteerimisteenused
SmartExtract (Vaikimisi): Tehisintellektil põhinev ja iseõppiv digimislahendus SmartExtract digiteerib dokumentidelt andmed sekunditega (maksimaalselt mõne minutiga). SmartExtract poolt tuvastatud dokumendid jõuavad Ostuarvete töölaual alamjaotusesse Mustandid ja kasutaja peab need järgmiste automatiseerimisprotsesside käivitumiseks üle vaatama. Kasutajal on võimalik tuvastatud andmeid täiendada ja muuta.
SmartExtract on kõikides Envoice pakettides standardne digimislahendus. Orienteeruv tuvastamistäpsus: 70% dokumentidest on tuvastatud korrektselt.
ExactExtract (Valikuline lisateenus): Digimisteenus ExactExtract lisab teenusele SmartExtract digiteerimisoperaatori poolse andmete kontrolli. Kõik digiteerimisele saadetud ostudokumendid kontrollitakse üle Envoice digiteerimisoperaatori poolt, kes vajadusel parandavad ja täiendab tuvastatud andmeid. ExactExtract teenuse kasutamisel käivituvad Envoice automatiseerimistööriistad (SmartRecord, Konteerimismallid, Kinnitusringi mallid) koheselt peale digimise lõppu ja neid ei ole vaja käsitsi rakendada.
Tagatud tuvastamistäpsus: 99,9% dokumentidest on tuvastatud korrektselt. Tuvastamisaeg: kuni 5h tööajal (E-R, 08.00-20:00), tavapäraselt 2-3h. ExactExtract on valikuline lisateenus, mille saab lisada kõikidele Envoice tellimustele.
Tuvastatavad tarnija andmed
| Andmeväli | Kirjeldus |
| Ettevõtte/organisatsiooni nimi | Tarnija nimi normaliseeritud kujul - Firmanimi OÜ (AS, ...) |
| Ettevõtte Aadress | Tarnija füüsiline asukoht. |
| Ettevõtte riik | Tarnija riik. |
| Registreerimisnumber | Ettevõtte ametlik registrikood. |
| KM kohustlase number | Rahvusvaheliste tarnijate puhul ka VAT Number, GST Number, TIN, jne. |
| Makse saaja | Esitatakse, kui erineb Tarnija nimest. |
| Ettevõtte arveldusaadress (Pangakonto) | Kui ei ole seadistatud pangaeelistusi, tuvastatakse loetelust esimese panga andmed. |
| BIC/SWIFT | Panga identifitseerimiskood. |
Tuvastatavad arve andmed
| Andmeväli | Kirjeldus |
| Arve tüüp | Deebet- või kreeditarve. |
| Arve number | Kui dokumendil arve nr puudub, proovitakse leida tellimuse number, reserveeringu number või arve kuupäev. |
| Arve kuupäev | Kui dokumendil puuduvad kuupäeva andmed, esitatakse arve saabumise kuupäev. |
| Maksetähtaeg | Kui maksetähtaeg puudub, esitatakse arve kuupäev. |
| Viitenumber | Digiteeritakse ainult Eestis kasutusel olev makse viitenumber. |
| Kirjeldus | Esimese arverea kirjelduseks märgitakse "kaup/teenus". |
| Arveread | Valikuline lisateenus. (Vaata arveridade digiteerimise sektsiooni allpool). |
| Arve netosumma | Esitatud käibemaksumäärade kaupa. |
| Käibemaksumäär ja käibemaksusumma | Käibemaksusumma esitatakse käibemaksumäärade kaupa. Envoice verifitseerib digiteeritud käibemaksusummad. Kui arvel esitatud arveridade käibemaksude summa ei vasta arve käibemaksu summale, lisab Envoice arvele ümardusrea. |
| Arve summa | Envoice verifitseerib arve summad ja võib seetõttu esitada arve summa teistest digimislahendustest erineval moel. Kui arvel kajastatud ilma käibemaksuta kogusumma ja käibemaksusummade liidetis ei vasta arvel esitatud kogusummale, lisab Envoice digiteeritud arveandmetele ümardusrea. |
| Arve valuuta | Kui arvel ei ole esitatud arve rahaühikut märgitakse valuutaks kas tarnija riigi ametlik rahaühik või selle puudumisel Envoice kliendi riigi ametlik rahaühik. |
Arveridade digiteerimine
Arveridade digiteerimine on lisateenus, mida saab kasutada ainult juhul, kui ettevõtte tellimuses on valitud digimisteenus ExactExtract.
Arveridade digimist saab kasutada ainult tarnijapõhiselt, ehk igal tarnijal, kelle arveid soovitakse saada arveridade kaupa, peab lubama selle võimaluse Envoices antud tarnija kontaktikaardil > Kontaktid.
Arveridadelt digiteeritavad andmed sõltuvad kasutaja eelistustest, kas ettevõtte kontol kasutatakse Artiklipõhist vaadet või mitte. Artiklivaade on võimalik seadistada ettevõtte üldiseks vaateks või lubada ainult teatud tarnijate arvetel.
| Andmeväli | Kirjeldus |
| Arverea kirjeldus | Konkreetse arverea kirjeldus. |
| Kogus* | Ainult artiklivaates. |
| Ühiku hind* | Ainult artiklivaates. |
| Ühik* | Ainult artiklivaates. Ühikuna kasutatakse ainult ettevõtte kontol seadistatud ühikuid. |
| Arverea netosumma | Konkreetse rea kogusumma. |
| KM määr | Reale kohandatud maksumäär. |
| Arverea summa | Arverea lõplik summa. |
(Märkus: Tärniga * märgitud väljad tuvastatakse ainult juhul, kui on lubatud artiklivaade).