Andmete tuvastamine (digiteerimine) ostudokumentidelt annab võimaluse hallata, menetleda ja arhiveerida ettevõtte ostudokumente elektroonsel kujul.
Elektroonne menetlemine loob võimaluse nii andmesisestusest loobumiseks, kui ka raamatupidamise automatiseerimiseks, tööprotsesside läbipaistvuse tagamiseks, pettuste ja riskide vältimiseks ning kulutuste kontrollimise võimaluste loomiseks.
Envoice digiteerimisele on võimalik saata ostudokumente järgmistel viisidel:
- e-postiga Envoice'i poolt loodud ostuarvete postkasti aadressile
- arvutist Envoice'i keskkonda üles laadida
- Envoice mobiilirakendusega pildistada
- Dropbox'i või OneDrive'i kontoga siduda
Envoice digiteerimisteenused:
| SmartExtraxt |
Tehisintellektil põhinev ja iseõppiv digimislahendus SmartExtract digiteeribdokumentidelt andmed sekunditega (maksimaalselt mõne minutiga). SmartExtract poolt tuvastatud dokumendid jõuavad Ostuarvete töölaual alamjaotusesse Mustandid ja kasutaja peab need enne järgmiste automatiseerimisprotsesside käivitumiseks üle vaatama. Kasutajal on võimalik tuvastatud andmeid täiendada ja muuta. SmartExtract on kõikides Envoice pakettides standardne digimislahendus. Orienteeruv tuvastamistäpsus: 70% dokumentidest on tuvastatud korrektselt. |
|
ExactExtract |
Digimisteenus ExactExtract lisab teenusele SmartExtract digiteerimisoperaatori poolse andmete kontrolli. Kõik digiteerimisele saadetud ostudokumendid kontrollitakse üle Envoice digiteerimisoperaatori poolt, kes vajadusel parandavad ja täiendab tuvastatud andemeid. ExactExtract teenuse kasutamisel käivituvad Envoice automatiseerimistööriistad (SmartRecord, Konteerimismallid, Kinnitusringi mallid) koheselt peale digimise lõppu ja neid ei ole vaja käsitsi rakendada. Tagatud tuvastamistäpsus: 99,9% dokumentidest on tuvastatud korrektselt. Tuvastamisaeg: kuni 5h laiendatud tööajal (E-R, 08.00- 20:00), tavapäraselt 2-3h ExactExtract on valikuliune lisateenus, mille saab lisada kõikidele Envoice tellimustele |
Tuvastatavad andmed
Tarnija andmed
| Ettevõtte/organisatsiooni nimi |
Tarnija nimi normaliseeritud kujul - Firmanimi OÜ (AS, ...) |
| Ettevõtte Aadress | |
| Ettevõtte riik | |
| Registreerimisnumber | |
| KM kohustlase number |
Rahvusvaheliste tarnijate puhul ka VAT Number, GST Number, TIN, jne |
| Makse saaja |
Esitatakse, kui erineb Tarnija nimest |
| Ettevõtte arveldusaadress |
Kui ei ole seadistatud pangaeelistusi, tuvastatakse loetelust esimese panga andmed |
| BIC/SWIFT |
Tuvastatavad arve andmed
| Arve tüüp |
Deebet- või kreeditarve |
| Arve number |
Kui dokumendil arve nr puudub, proovitakse leida tellimuse number, reserveeringu number või arve kuupäev . |
| Arve kuupäev |
Kui dokumendil puuduvad kuupäeva andmed, esitatakse arve saabumise kuupäev |
| Maksetähtaeg |
Kui maksetätaeg puudub, esitatakse arve kuupäev |
| Viitenumber |
Digiteeritakse ainult Eestis kasutusel olev makse viitenumber. |
| Kirjeldus |
Esimese arverea kirjeldus, tarnija üldine kauba/teenuse valdkond või "kaup/teenus" |
| Arveread |
Valikuline lisateenus. Loe rohkem |
| Arve netosumma |
Esitatud käibemaksumäärade kaupa |
|
Käibemaksumäär ja käibemaksusumma (GST, VAT, TVA, jne.) |
Käibemaksusumma esitatakse käibemaksumäärade kaupa Envoice verifitseerib digiteeritud käibemaksusummad. Kui arvel esitatud arveridade käibemaksude summa ei vasta arve käibemaksu summale, lisab Envoice arvele ümardusrea. |
| Arve summa |
Envoice verifitseerib arve summad ja võib seetõttu esitada arve summa teistest digimislahendustest erineval moel. Kui arvel kajastatud ilma käibemaksuta kogusumma ja käibemaksusummade liidetis ei vasta arvel esitatud kogusummale lisab Envoice digiteeritud arveandmetele ümardusrea. |
| Arve valuuta |
Kui arvel ei ole esitatud arve rahaühikut märgitakse valuutaks kas tarnija riigi ametlik rahaühik või selle puudumisel Envoice kliendi riigi ametlik rahaühik. |
Arveridade digiteerimine
Arveridade digiteerimine on lisateenus, mida saab kasutada ainult juhul, kui ettevõtte tellimuses on valitud digimisteenus ExactExtract
Arveridade digimist saab kasutada ainult tarnijapõhiselt, ehk igal tarnijal, kelle arveid soovitakse saada arveridade kaupa, peab lubama selle võimaluse Envoices antud Tarnija kontaktikaardil.
Arveridadelt digiteeritavad andmed sõltuvad kasutaja eelistustest, kas ettevõtte kontol kasutatakse Artiklipõhist vaadet või mitte. Artiklivaade on võimalik seadistada ettevõtte üldiseks vaateks või lubada ainult teatud tarnijate arvetel.
- Arverea kirjeldus
- Kogus*
- Ühiku hind *
- Ühik **
- Kogus
- Arverea netosumma
- KM määr
- Arverea summa
* Kubatakse ainult juhul, kui on lubatud artiklivaade
** Ainult artiklivaates. Ühikuna kasutatakse ainult ettevõtte kontol defineeritud ühikuid.
Loe lähemalt, kuidas aktiveerida arveridade digiteerimine