SmartRecord'i eesmärk?
SmartRecord on tööriist, mille ülesanne on aidata maksimaalselt raamatupidaja tööd automatiseerida ja sellega vähendada raamatupidamise töökoormust.
SmartRecord'i eesmärk on leida püsitarnijate poolt saadetud arvele kõik need tunnused, mida müüja ei ole ostuarvetele lisanud, aga, mida ettevõte vajab korrektseks raamatupidamiseks. Näiteks käibemaksukood, kulukonto, artikkel või dimensioonid (projektid, objektid jne). Need on väärtused mida peab raamatupidaja tavaliselt valima käsitsi, koostöös kolleegidega (projekti, objekti, vms. tunnus) või kasutama eeldefineeritud malle.
SmartRecord suudab hästi aidata igakuiste regulaarsete arvetega nagu kommunaalteenused, hooldus/haldusteenused, telekomi, kindlustuse ja muud säärased teenused, millel on kindel regulaarsus ja ühetaoline kirjeldus ning sarnane arve summa.
Kuidas töötab SmartRecord?
SmartRecord õpib kasutaja tarnijapõhiselt käitumismustritelt. Kui tarnijalt saabub esimene ostuarve Envoice süsteemi, õpib SmartRecord, millise konto, KM koodi jne kasutaja antud dokumendile valib. Kui järgmine arve samalt tarnijalt saabub ootuspärase intervalliga ja on sarnaste tunnustega, kuvab SmartRecord "SmartRecord" leitud sellele arvele.
Kui valida "Rakenda" täidab SmartRecord eelpoolmainitud andmeväljad ja jääb ootama kasutaja otsust, kas selline kulujaotus võiks kasutajale sobida.
Kui selline konteering sobib ka kõikidele järgnevatele sama tarnija arvetele võib valida "Jah, rakenda automaatselt", ning edaspidi saavad antud tarnija arved automaatselt konteeritud ning edastatakse automaatselt ka kasutaja raamatupidamistarkvarasse (kui liidestuse seadistustest on lubatud "Automaatne edastamine").
Kui ekraanil kuvatakse "SmartRecord'i ei leitud", tähendab see seda, et antud tarnija arveid ei ole enne Envoice'i saadetud või ei leidnud SmartRecord eelmiste arvete konteeringutest piisavalt sarnast käitumismustrit. Sellisel juhul jätkab SmartRecord oma õpinguid ja annab märku, kui tunneb end järgmiste arvete puhul piisavalt kindlalt, et pakkuda välja omapoolne kulujaotus.
Kuidas SmartRecordi seadistada?
Kui SmartRecord on mõne tarnija arvetele lubatud automaatselt rakenduda, ei kuvata neid dokumente kui konteerimistvajavaid ja need võivad jõuda raamatupidamistarkvarasse automaatselt.
Kasutajal on alati võimalus kontrollida, kas mõne tarnija arvetel on SmartRecord lubatud rakenduda automaatselt ning soovi korral SmartRecord välja lülitada.
Seadistused > Kontaktid , leia soovitud tarnija ning võtta ära linnuke kastist "Automaatne SmartRecord"?