Kontaktidena lisatakse kõik ettevõtte kontaktid: eraisikulised ostjad ja äripartneritest hankijad. Kuna esineb äripartnereid, kellega tehakse nii müügi- kui ka ostutehinguid, siis on mõlemat tüüpi ettevõtted ühes kontaktide andmebaasis.
Liidestades raamatupidamistarkvaraga on võimalik sünkroniseerida ja üle tuua kontaktid, mis on juba lisatud raamatupidamistarkvara süsteemi.
Kuidas lisada kontakte
Kontaktid lisanduvad Envoice süsteemi automaatselt, kui laed üles ostuarveid või kviitungeid. Envoice süsteem loeb arvelt tarnija nime ning saad kontaktile andmed lisada ilma Kontaktide töölauale minemata.
Kui soovid lisada kontakti käsitsi ostuarve või kviitungiväliselt:
- Vali Kontaktid
- Vajuta "Lisa uus"
- Kindlasti lisage kontakti Riik, et meie süsteem saaks võimalusel info tuletada seostatud andmebaasidest
- Täida kohustuslikud* ja soovitud väljad
Kontaktide lisamise vaate vasak pool on võimalik ära täita Krediidiinfo päringuga, paremale poole tuleb lisada ettevõtte toimingute lihtsustamiseks ja automatiseerimiseks vajalik info:
| Tüüp* | kui tüübiks valitakse eraisik, siis on mõni arvete kohustuslike rekvisiitide kontroll Envoice’i poolt nõrgem: näiteks ei nõuta registreerimiskoodi ja täielikku aadressi. |
| Nimi* | kontaktidesse Eesti äriühingute lisamine on ärinime alguse järgi seotud Krediidiinfo süsteemiga, välisfirmade andmed tuleb lisada käsitsi. |
| Reg. koodi riik | siia sisestatakse, millises riigis on äriühing registreeritud. |
| Registrikood | Ettevõtte registrikood, mille tõmbame Eesti ettevõtet puhul automaatselt Krediidiinfo süsteemist |
| KMKR nr | käibemaksukohustuslase registri number, vajalik ära täita ostuarvetelt käibemaksu tagasiarvestamise funktsionaalsuse toimimiseks Envoice’is. |
|
Aadress Linn Sihtnumber Vald |
Ettevõtte registreeritud aadress, sama aadress kuvab ka Envoices koostatud ostuarvetel. |
| Maakond/osariik | Kui ettevõte on Eestis, siis märkida maakond, kui tegemist on välismaa riigiga nagu nt USA, siis märkida osariik. |
| Riik | Siia märkida, mis riigis kontakt asub |
| Telefon | Soovitatavalt märkida kontakti peamine telefoni number. |
| E-post | See meil, kuhu näiteks ostuarveid või muud infot saab edastada. |
| Kontaktisiku nimi | Juhul, kui tegemist on ettevõttega, siis siia märkida peamine kontaktisik |
| Kontaktisiku e-post | Peamise kontaktisiku e-post, kui on nendega vaja ühendust võtta eraldi ettevõtte peamisest meilist. |
| Osakond | Mis osakonnas antud kontaktisik asub. |
| Arvelduskonto | siia sisestatud arvelduskonto pakutakse välja ostuarve sisestamisel ja seda on võimalik kasutada maksefailide genereerimiseks. |
| Arvelduskonto BIC | Määrata panga BIC ehk suunamiskood, selle saad vajadusel otsida siit lingilt. |
| Makse saaja erineb hankijast: | funktsionaalsus avaldub ostuarvetel, kui arve on esitanud üks aasutus, aga makse teostatakse teisele asutusele. |
| Kliendi viitenumber: | siia saab sisestada juba kasutuseloleva viitenumbri või kui viitenumbrite süsteem võetakse kasutusele Envoice’is, siis kuvatakse need siin. |
| Kliendi number | Täitub automaatselt, tuleb see number, mitmenda kontaktina klient on lisatud. |
| Seotud aruandev isik | Kui kontakt on seotud ühe kindla aruandva isikuga sinu ettevõttes, saad määrata ta siia. |
| Automaatne SmartRecord | Kas ettevõtte ostuarvete lugemisel rakendub meie SmartRecord tööriist, mille tulemusel saavad antud tarnija arved automaatselt konteeritud ning edastatakse automaatselt ka kasutaja raamatupidamistarkvarasse, kui liidestus on vastavalt seadistatud. Loe lähemalt, mis on SmartRecord siit lingilt. |
| Artiklipõhine vaade | Saad muuta ettevõtte üldseadistustest artiklipõhist vaadet antud kontakti jaoks, vajadusel määrata, kas on artiklipõhine vaade lubatud või mitte. |
| Arveridade digiteerimine | Vaikimisi seadistatud ettevõtte üldseadistuste järgi, aga saad vajadusel lubada või keelata kontaktil arveridade digiteerimise. |
Ostu ja müügi vaikeväärtused
Kontaktil olevad ostu- ja müügi vaikeväärtused on konkreetse tarnija või kliendiga seotud eelseadistatud reeglid. Kui määrad kontaktile vaikeväärtused, täidab süsteem sellelt kontaktilt saabunud või talle koostatud arvel teatud väljad automaatselt sinu poolt sisestatud andmetega.
Kuidas seadistada ostu vaikeväärtused
Need seadistused rakenduvad sissetulevatele ostuarvetele ja kviitungitele. Saad eelseadistada näiteks makseviisi, maksetähtaja (päevades), arverea kirjelduse ja erinevad dimensioonid (näiteks kulukoht või objekt).
Kui kontaktile on loodud konteerimismall, siis see kirjutab üle vaikeväärtuse dimensioonid.
Kui on vaikeväärtus makseviisis on ülekanne ja on määratud kindel arv päevi tasumiseks, siis määrab Envoice makse tähtajaks vaikeväärtuse.
Kuidas seadistad müügi vaikeväärtused
Need seadistused rakenduvad väljaminevatele müügiarvetele, mida sellele kliendile koostad. Saad seadistada kliendi eelistatud maksetähtaja, makseviisi ja valuuta.
Oluline meeles pidada
Kuigi vaikeväärtused automatiseerivad andmete täitmist ja on vaikimisi esmatähtsad, säilib süsteemis alati paindlikkus: kõiki vaikeväärtusi on võimalik igal üksikul arvel või kviitungil käsitsi muuta.
Kuidas ühildada samad kontaktid?
Juhul, kui sul on ühe hankija või kliendi kohta tekkinud mitu kontaktikaarti, saad need ühendada.
- Vali Kontaktid.
- Vali nimekirjast kontaktid, mida soovid ühendada, märkides nimekirja ees kontakti linnukesega
- Vajuta Valikud ja Ühenda
- Märgi kontakt, mille soovid säilitada ja vajuta Ühenda
Tähelepanu: Seda tegevust ei saa tagasi võtta! Ühildatud kontakte ei saa enam lahutada. Kõikide ühendatud kontaktide seotud dokumendid, tehingud ja ajalugu seotakse allesjäänud kontaktiga. Ühtegi tehingut või dokumenti ära ei kustutata.
Veendu, et teed sama ka oma raamatupidamistarkvaras.
Kustutatud ja ühildatud kontaktid liiguvad Arhiivi vaatesse.