Kontaktidena lisatakse kõik ettevõtte kontaktid: eraisikulised ostjad ja äripartneritest hankijad. Kuna esineb äripartnereid, kellega tehakse nii müügi- kui ka ostutehinguid, siis on mõlemat tüüpi ettevõtted ühes kontaktide andmebaasis.
Kontaktide lisamisel teeb Envoice päringu Krediidiinfo andmebaasi, leides sealt otsitava ettevõtte nime, täidetakse automaatselt järgmised väljad:
- nimi,
- registrikood,
- registrikoodi riik,
- KMKR number,
- aadress,
- telefon ja
- e-post.
Kontaktide lisamine
- Mine Seadistused ja vali Kontaktid
- Vajuta "Lisa uus"
Kontaktide lisamise vaate vasak pool on võimalik ära täita Krediidiinfo päringuga, paremale poole tuleb lisada ettevõtte toimingute lihtsustamiseks ja automatiseerimiseks vajalik info:
| Tüüp | kui tüübiks valitakse eraisik, siis on mõni arvete kohustuslike rekvisiitide kontroll Envoice’i poolt nõrgem – näiteks ei nõuta registreerimiskoodi ja täielikku aadressi. |
| Nimi | kontaktidesse Eesti äriühingute lisamine on ärinime alguse järgi seotud Krediidiinfo süsteemiga, välisfirmade andmed tuleb lisada käsitsi. |
| Reg. koodi riik | siia sisestatakse, millises riigis on äriühing registreeritud. |
| ERP kood | siia sisestatakse kontakti kood kasutatavas raamatupidamistarkvaras, vaikimisi ettevõtte registreerimiskood. |
| KMKR nr | käibemaksukohustuslase registri number, vajalik ära täita ostuarvetelt käibemaksu tagasiarvestamise funktsionaalsuse toimimiseks Envoice’is. |
| Makse saaja erineb hankijast: | funktsionaalsus avaldub ostuarvetel, kui arve on esitanud üks aasutus, aga makse teostatakse teisele asutusele. |
| Arvelduskonto | siia sisestatud arvelduskonto pakutakse välja ostuarve sisestamisel ja seda on võimalik kasutada maksefailide genereerimiseks. |
| Kliendi viitenumber: | siia saab sisestada juba kasutuseloleva viitenumbri või kui viitenumbrite süsteem võetakse kasutusele Envoice’is, siis kuvatakse need siin. |
| Vaikimisi valuuta: | rippmenüüst saab valida põhiliselt kasutatava valuuta, seda on hea kasutada, kui see on alati erinev ettevõtte põhivaluutast. |
| Vaikimisi maksetähtaeg | päevades, mida kasutatakse nii müügi- kui ka ostuarvete sisestamisel. |
| Vaikimisi makseviis | hea kasutada, kui see erineb vaikimisi kasutatavast makseviisist, milleks on ülekanne. |
| Vaikimisi käibemaks | hea kasutada selleks, et ostuarvete sisestamisel seda automaatselt kasutataks. |
| Soovin selle hankija arveridade digimist | rippmenüüst on võimalik valida: ei, jah ja määramata, kliendi järgi. Arveridade digiteerimise kohta loe lähemalt: |
Korduvate kontaktide ühendamine
Juhul, kui sul on ühe hankija või kliendi kohta tekkinud mitu kontaktikaarti, saad need ühendada.
- Vajuta Seaded, siis vajuta Kontaktid.
- Vali nimekirjast kontaktid, mida soovid ühendada, märkides nimekirja ees kontakti linnukesega
- Vajuta Valikud ja Ühenda
- Märgi kontakt, mille soovid säilitada ja vajuta Ühenda
Tähelepanu: Seda tegevust ei saa tühistada! Ühendatud kontakte ei saa enam lahutada. Kõikide ühendatud kontaktide seotud dokumendid, tehingud ja ajalugu seotakse allesjäänud kontaktiga. Ühtegi tehingut või dokumenti ära ei kustutata.
Veendu, et teed sama ka oma raamatupidamistarkvaras.